Administrasi Umum part 6

Absen dikolom komentar yaa 

tulis "nama-hadir"

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi

Tanggung Jawab :

Kelancaran serta keakuratan data penjualan serta data tagihan

Tugas-tugas terkait dengan:

Data Penjualan

1. Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang suadah masuk serta yang belum juga supaya mempermudah untuk menindaklanjuti kekurangannya.
2. Menginput data penjualan sehari-hari dengan cermat benar dan juga cocok.
3. Buat penagihan serta menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian.
4. Selesainya memberikan informasi problem cacat (umpamanya masalah teknis penginputan/computer, keterlambatan data) pada Supervisor Adm. untuk ditindaklanjuti

Check Hasil Input

1. Memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di input supaya tidak terjadi kekeliruan
2. Membuat cross cek dengan customers bila temukan selisih pada harga jual di

Faktur dengan Data Komputer

1. Membuat cross cek 1 kali dalam 1 minggu dengan pihak pabrik

Laporan

1. Buat informasi ujung bln. berupa faktur penjualan untuk diserahkan pada Supervisor Adm. sesudah dicek dengan informasi tagihan dari masing-masing counter.
2. Merekap tagihan dari counter per periode.
3. Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke setiap counter.
4. Buat informasi penjualan serta tagihan customers serta pabrik
5. Merekap retur customers
6. Menolong Supervisor Adm. dalam menyiapkan semua informasi yang terkait dengan penjualan (seperti informasi penjualan barang konsinyasi, dan lain-lain)

Administrasi serta Pengarsipan

1. Menaruh berkas data penjualan yang telah serta belum juga diolah dengan rapi dan systematis hingga mempermudah bila satu waktu juga akan di raih kembali.
2. Merekap kebutuhan ATK serta keperluan yang lain seperti Kantong Plastik, Polybag, kardus, (brosur, POP)
3. Memajukan keperluan ATK pada Supervisor Admin untuk diperiksa serta membuat kesepakatan dari Business Retail Section Chief.

Tugas Administrator

Tanggung jawab admin sendiri memiliki artian yang luas, namun intinya memastikan seluruh kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor ataupun perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Tugas pengurus sebagai berikut:

• Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.
• Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline ataupun online
• Memesan persediaan media tulis kantor
• Menyapa dan menanggapi klien
• Membuat agenda kantor
• Filling data entry / mengisi data entri perusahaan
• Mengelola buku harian

Tugas Staff Administrasi

Filing/Rekap Data

Tugas yang satu ini adalah salah satu tugas dari seorang staff admnistrasi yang tentu ini menjadi tugas administrasi umum dalam sebuah kantor, filing data meliputi surat domisili, surat bukti transaksi yang sudah diusahakan oleh perusahaan, surat-surat berharga asset perusahaan. Hal ini paling berkaitan dengan tugas staff administrasi gudang yang jarang berkaitan dengan dunia kantor dan lebih berfokus pada lapangan.

Mungkin sebagian orang cuma memandang mudah tugas seorang admin, padahal ternyata pekerjaan ini juga membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar kecuali merekap sebuah data perusahaan yang sudah ada sebelumnya, seorang pengurus juga mempunyai kewajiban untuk menjadikan data perusahaan. Data apakah itu? Pasti data yang bersangkutan dengan perusahaan.

Menjawab Telepon Masuk

Jangan kamu kira tugas ini merupakan tugas yang mudah, banyak orang yang tidak bisa berbicara ramah malah justru grogi apabila berbicara lewat telepon. Sebagai seorang pengurus di perkantoran, staff admin wajib paham posisinya sebagai penyedia baik pelayanan ataupun jasa.

Maka dari itu dia wajib mempunyai kode etik yang ramah dalam menjawab segala telepon yang masuk ke perusahaan dan memang terdapat hubungannya dengan Direksi. Menjawab telepon masuk juga merupakan contoh tugas administrasi perkantoran dan dapat dikategorikan menjadi tugas rutin karena setiap hari seorang admin akan menerima telepon masuk baik itu untuk operasional perusahaan ataupun telepon dari kawan perusahaan.

Pembuatan Surat

Tugas seorang Staff Admin yang selanjutnya merupakan pembuatan surat keperluan kantor. Surat yang diurus oleh seorang staff admin umumnya bersifat resmi dan memang ialah kebutuhan kantor. Beberapa surat yang sebagai tanggung jawab seorang staff admin diantaranya merupakan surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat yang sebagai keperluan kantor.

Inilah yang dimaksud dengan pembuatan data, seorang admin disebuah perusahaan pasti tentu biasa mendapatkan pekerjaan yang tidak terduga dari atasan, dan tentunya apabila seorang admin belum pernah mengerjakan tugas yang diberikan kepala sebelumnya, maka dia harus untuk belajar.

Membuat Penjadwalan

Butuh kamu ketahui bahwa penjadwalan yang bersifat global ini malah justru lebih biasa terjadi ketimbang yang bersifat private yang biasa menjadi tugas sekretaris. Umumnya akan diusahakan bersama dengan klien yang memang telah dibuatkan hari untuk meet up bersamaan dengan klien yang berbeda. Supaya bisa menjelaskan bentuk kerja sama kepada banyak klien secara kolektif.

• Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi JojoCRM hari ini.
• NAMA LENGKAP*
• EMAIL*
• NOMOR HANDPHONE*
• NAMA PERUSAHAAN*

Front Office

Selain di back office, seorang pengurus juga bisa di tempatkan pada posisi front office. Karena memang pada posisi ini juga tidak bisa dijabatkan kepada orang yang sembarangan. Seorang yang berada di posisi front office wajib pintar dan baik dalam berkomunikasi supaya bisa mengkondisikan suasana serta pelayanan pada perusahaan tempat dia bekerja. Semua pekerjaan dan jobdesk yang terdapat di kantor dan perusahaan telah diatur sesuai dengan fungsinya masing-masing.

Keseluruhan fungsi tersebut tidak ada yang berada diatas atau dibawah, butuh kamu ketahui bahwa semua bagian dan staff sama-sama bersinergi untuk mencapai keberhasilan yakni memajukan dan mengembangkan perusahaan. Apabila ada satu bagian ataupun staff saja yang tidak balance, maka kantor akan menemui masalah pada menjalankan visi dan misi perusahaan.

Mempunyai Keahlian Lain

Selain beberapa tugas diatas, seorang admin perkantoran juga akan paling terbantu apabila dia mempunyai keahlian beda dibidangnya, misalnya saja seperti keahlian mengoperasikan pelaksanaan autocad atau photoshop. apabila seorang admin mempunyai keahlian tersebut maka bisa dipastikan dia akan paling berguna dimata atasan. Apabila kamu hendak menjadi seorang admin disebuah perusahaan maka tidak ada salahnya apabila kamu mulai belajar mengoperasikan kedua pelaksanaan yang paling dibutuhkan setiap perusahaan tersebut.

Tugas Administrasi Perkantoran

Menerima Panggilan Telepon

Seorang admin kantor umumnya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan membuat panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini butuh mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, umumnya ya memang wajib bertugas untuk menjawab telepon. Beda apabila untuk perusahaan skala besar, umumnya sudah terdapat divisi lain semisal Customer Service.

Menjadikan Agenda Kantor

Dari komunikasi melalui telepon, sering terdapat rekanan yang hendak jumpa dengan pimpinan perusahaan ataupun divisi lain. Nah, tugas administrasi Perkantoran juga wajib menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, butuh adanya komunikasi dengan bagian lain supaya jadwal bisa tersusun dengan benar dan tidak bertabrakan.

Entri Data Perusahaan

Nah, yang menjadi tugas penting di setiap kantor untuk pekerjaan ini umumnya merupakan masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya wajib direkap. Tenang, tidak semuanya di rekap sendiri. apabila perusahaan sudah terdapat divisi lain, misal divisi gudang, umumnya tugas admin kantor cuma merekap kesimpulan yang telah diusahakan dari divisi lain.

Administrasi perkantoran wajib memiliki ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya wajib direkap dengan terstruktur supaya mudah untuk dicarinya.

Membuat Berkas Data

Agar data-data mudah dikelola, maka butuh diusahakan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik.

Tugas Administrasi Gudang

Data Pemesanan Barang

Administrasi banyak bersangkutan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga dapat  menguntungkan perusahaan dibandingkan dengan sistem beli putus.

Perjanijian ini lebih-lebih bisa sebegitu ketat, semisal wahid peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut wajib lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini ialah bentuk praktek monopoli.

Hubungan dekat dengan pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak sebab yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

Data Inventory

Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus muncul masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya ketepatan data. Bukti pencatatan barang muncul masuk tentu mempengaruhi beberapa hal berikut :

1. Jumlah stok barang.
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
3. Dasar memesan barang.
4. Mempelajari trend sales.

Data persediaan ini menuntut ketepatan data secara real time dan bisa dipertanggungjawabkan.

Tugas Administrasi Keuangan

• Membuat perencanaan keuangan, mulai dari perencanaan peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan pembayaran.
• Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan
• Mengelola modal kas, mulai dari membuka rekening, menentukan setoran, mengerjakan kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan menjadikan catatan transaksi kas
• Mengelola kredit dengan mengerjakan tagihan-tagihan
• Mengurus surat berharga, salah satunya seperti menandatangi cek
• Bekerja sama dalam menyusun kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang terkait sesuai dengan visi dan misi perusahaan

Tugas Administrasi Marketing

Sales Order (SO)

Yang tersusun dari tujuan pengiriman, nama expedisi, nama barang, jumlah barang, berat barang dan jumlah total modal yang wajib dibayarkan.

Delivery Order (DO)

Yang isinya nyaris sama dengan SO akan tetapi tidak tercantum nilai rupiah di dalamnya. kedua slip ini (SO dan DO) ialah berkas admin marketing yang tidak diterbitkan ke pelanggan.

Selanjutnya dilakukam penginputan Nota Penjualan yang berisi nyaris sama dengan SO. terus terus meng-input Surat Jalan (SJ) dengan isian yang sama dengan DO dan Nota penjualan dan SJ inilah yang nantinya tentu dibawa oleh marketing saat pengiriman barang ke pelanggan.

Alur selanjutnya saat sampai ditempat pelanggan, marketing menyerahkan Nota Penjualan dan Surat Jalan ke pelanggan, dan pelanggan membuat pengecek-an kondisi dan jumlah barang. sesudah semua sesuai dengan yang tertera dalam kedua slip tersebut pelanggan wajib memberikan tanda tangan sebagai bukti barang sudah diterima sesuai orderan.

Faktur/invoice dicetak sesudah Nota Penjualan dan SJ kembali ke admin marketing.

Credit Control

Untuk membuat penagihan pembayaran dikemudian hari, tapi jika Nota Penjualan, SJ dan Invoice tersebut dibayar tunai maka alurnya merupakan menuju kasir untuk di buatkan Kas Bon bukti telah dilakukannya pembayaran dan modern dilanjutkan pada Credit Control untuk diusahakan pelunasan piutang.

Tugas Administrasi Bank

Tugas Penting dan Utama Staff Administrasi Bank

• Melakukan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan pelayanan dan layanan administrasi perkantoran,sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
• Mengelola kas kecil dan kas besar untuk menjadikan dan menyusun data keuangan
• Memelihara dokumen dan sistem data yang terdapat ditempat kerjanya.
• Melakukan kegiatan administrasi seperti surat menyurat input data, rekap data, dan dokumentasi.
• Menyusun informasi bulanan berupa informasi kegiatan dan informasi keuangan.
• Supporting dalam kegiatan audit.

Tanggung Jawab Penting Secara Umum

• Melakukan aktifitas persiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor untuk setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
• Melakukan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional.
• Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi untuk kelancaran dan kelangsungan kegiatan seluruh karyawan.
• Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas sasaran kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
• Membuat perkiraan biaya tahunan yang bersangkutan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan aturan departemen General Affair.
• Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan  fotokopi dan penjilidan.
• Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.